货物损失报告由货运员或负责接取送达的物流企业相关人员在发现货物损失当日编制，车站均应在发现次日内按批(车)编制货运记录。

商务记录一式四份。发站和中途站编制的，其中一份附在运单上，两份自站留存，一份送责任单位调查。

保价运输货物的损失赔款由保价成本承担，非保价运输货物的损失赔款由运营成本承担。

机械设备包装破损，底托带、支架立柱、横梁等有折断或变形，以及围衬材料破损、脱落、丢失，编制货运记录时须对该处货物裸露部位表面进行检查，记明现状。

损坏货件回送时，除编制货运记录外，货物还应拴挂“损失货物标签”。

集装箱堆码要做到排列整齐，空重分开，到发不混。

机械设备包装破损，货运记录上可以笼统记载“因技术限制内品是否损坏不详”。

开启敞车车门时，可以同时进行。

货物运单、货票、货车装载清单上有记载，记载内容发生涂改或被划掉未加盖带有单位名称的人名章时，编制货运记录。

发现货物污染要查明被污染货物和污染源货物的性质、名称和污染数量、程度。

在报告火警时，不需要讲清火灾原因及火势大小。